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現状の分析

オフィス移転により、現在のオフィスで抱えている問題点を解決することができる場合もあるため、まず問題点を分析する必要があります。具体的には、従業員の満足度や不満な点、現在のオフィスのレイアウト、各スペースの面積、使用状況や稼働率、ＯＡ機器の使用状況、書類の量、照明や空調等の環境条件などを調査していきます。

機能スペースの整理

オフィスプランニングの段階で、新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。具体的には、接客のための応接室、会議室、受付、リフレッシュスペース、更衣室、給茶コーナー、コピー置き場、役員室、事務スペース、サーバルーム、収納などについて、業務上必要な数やスペースを整理しておく必要があります。

ワークスペース

オフィスの面積のうちの共用部分を除いたスペースが、社員一人あたりどの程度確保できるかを考える必要があります。通常、１人あたりのワークスペースは、１坪〜2坪程度と考えられますが、将来の増員等も見越す必要があります。

収納スペース

通常、書類は日々増加していきますので、現在の書類の収納に加えて、今後、どのように収納していくかという点も考慮する必要があります。

リフレッシュスペース

オフィスでは、長時間業務に携わることとなるため、従業員にとってリフレッシュできる環境が整備されていることが望ましいです。例えば、喫煙ルームや自動販売機の設置などが考えられます。

色彩計画・照明

オフィスの色彩や照明によって、働きやすさに影響を与える可能性があります。心やすまる色彩計画、作業に適した照明の照度などの点も考慮する必要があります。

オフィスレイアウトの決定

各部門のメンバーや役員など、どのような配置にすれば、コミュニケーションや業務が効果的に行えるかなどを考慮して、オフィスレイアウトを決定していきます。オフィスレイアウトについては、電気系統や照明、空調などに関して、消防法などの制約に注意をする必要があります。

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