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現入居オフィスビルの解約予告時期等の確認

オフィスを移転するには、現在のオフィスを解約する必要があります。解約するには、前もってオーナーやビル管理会社に予告する必要があります。オフィスの賃貸契約の解約は、通常６ヶ月前とされる場合が多いので、契約書で確認する必要があります。解約自体は、新しい入居ビルが決定してから行うことが多いようです。 また、保証金の返還時期、解約にともなう原状回復費用、返還額などの確認も必要です。保証金はすぐに返還されないケースも多いので、移転先の保証金に充てるには難しい場合も多く、オフィス移転の予算計画を立てる際に重要になります。

オフィス移転計画の立案

移転目的の明確化

オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にしたうえで、立地条件や設備条件を検討する必要があります。 移転の目的としては、オフィスを広くしたい、企業のイメージを良くしたい、働きやすい職場にしたい、賃料を安くしたい、セキュリティの充実したビルに入りたいなどが挙げられます。

条件設定

オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にしたうえで、立地条件や設備条件を検討する必要があります。 移転の目的としては、オフィスを広くしたい、企業のイメージを良くしたい、働きやすい職場にしたい、賃料を安くしたい、セキュリティの充実したビルに入りたいなどが挙げられます。

移転先の条件設定

移転先を探す場合、移転の目的と照らして、条件を設定する必要があります。 例えば、立地条件として、交通機関は便利か、駅から徒歩何分くらいか、社員の通勤時間・通勤費がかかりすぎないか、銀行や飲食店などの利用に不便はないかなどが挙げられます。 設備条件としては、オフィススペースは何坪くらいか、ビルの管理サービスはどうなっているか、ビルの利用条件はどうなっているか等を考慮する必要があります。 ビルによっては、オフィスの利用時間、空調設備の利用可能時間等に制限がなされている場合があります。例えば、深夜や土日にオフィスが利用できなかったり、空調が利用できなかったりすることにより、業務に不都合が生じる可能性もあるので、確認する必要があります。

スケジュール作成

効果的・効率的に作業を進めるために、オフィス移転に必要な作業を整理して、移転日までの作業スケジュールを作成する必要があります。この段階では、具体的な作業内容などが明確になっていないため、おおまかなスケジュールとなります。

オフィス物件情報の収集

優先順位の決定

物件情報は、移転先の立地条件等の優先順位を考慮して収集する必要があります。 例えば、「立地条件が良い」、「賃料が安い」など、希望するすべての要件を満たすオフィスが見つからない場合もあります。その場合、どの要件を重視するのかを明確にしておかなければ、目的を満たせない物件を選んでしまうおそれがあります。 そのため、物件情報を収集する際には、移転目的の優先順位、バランス等を考えておくことが重要です。

物件情報の収集・下見

物件情報は、オフィスの仲介会社で収集することができます。 目的に合ったビルが見つかったら、ビルの下見をします。ビルの下見時には、事前にチェックリストを用意するなどして、必要な設備が整備されているかどうかや、望ましいレイアウトが可能かどうかなどを確認すると良いです。時間に余裕があれば、出来る限り多くのビルを下見することにより、比較検討するのが望ましいです。

コスト計画

オフィス移転には、さまざまなコストがかかります。具体的には、原状回復費用、移転仲介手数料、引越し費用、内装工事費用、電話工事費用などがあります。物件選定に際しては、コスト面も踏まえたうえで比較検討することも重要です。